CRM Datenbank: Entwicklung und Implementierung

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Was ist unter CRM zu verstehen?

Das CRM beschäftigt sich mit allen möglichen Formen der Kundenbeziehung. Von der Akquise von potenziellen Kunden über die Verwaltung der Bestandskunden bis hin zur Verhinderung der Kundenabwanderung, wird an alles gedacht. Die Pflege dieses Humankapitals steht an oberster Stelle und soll nicht nur zur Zufriedenheit und dadurch zur Kundenbindung führen, sondern auch eine Verbesserung des Wertes der einzelnen Kunden über die Zeit hinweg für ein Unternehmen verbessern. Dieser Wert wird oftmals als CLV oder auch Customer Lifetime Value bezeichnet.

Die CRM-Definition

CRM steht für Customer Relationship Management. Es handelt sich um einen zentralen Ansatz, die Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden zu optimieren. CRM-Konzepte umfassen eine Vielzahl von Strategien und Technologien, die eingesetzt werden, um Kundeninteraktionen zu verwalten und zu analysieren. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Konzepte sind CRM-Systeme, die als Softwarelösungen fungieren und Unternehmen dabei unterstützen, sämtliche Daten und Informationen über Kunden zentral zu erfassen und zu verwalten.

Warum ein CRM-System nutzen?

Diese Systeme spielen eine entscheidende Rolle im modernen Kundenbeziehungsmanagement, da sie es ermöglichen, alle Aspekte der Kundenbeziehungen – vom ersten Kontakt bis hin zur langfristigen Kundenbindung – effizient zu steuern.

Unternehmen nutzen CRM-Systeme, um wertvolle Informationen zu sammeln und auszuwerten, was ihnen hilft, maßgeschneiderte Marketingstrategien zu entwickeln und ihre CRM-Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Durch die Integration von CRM Software können Unternehmen nicht nur ihre internen Abläufe optimieren, sondern auch eine personalisierte und effektivere Kommunikation mit ihren Kunden gewährleisten. Letztlich zielt CRM darauf ab, eine nachhaltige und profitable Beziehung zu den Kunden aufzubauen, indem es die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden in den Mittelpunkt aller Geschäftsaktivitäten stellt.

Was muss ein gutes CRM können?

Ein gutes CRM-System ist für Unternehmen unerlässlich, um ihre Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten und zu optimieren. Ein zentrales Merkmal hochwertiger CRM Tools ist die Fähigkeit, eine umfangreiche CRM-Datenbank zu verwalten, in der alle relevanten Kundendaten zentral gespeichert und zugänglich sind.

Eine herausragende CRM-Software sollte folgende Kernfunktionen bieten:

• Datenmanagement
  Ein gutes CRM-System muss in der Lage sein, eine große Menge an Informationen zu speichern und zu verwalten, einschließlich Kontaktdaten, Kaufhistorie und Interaktionsprotokollen.
• Automatisierung
  Die Automatisierung von Routineaufgaben im Vertrieb und Marketing, wie E-Mail-Kampagnen und Follow-ups, ist entscheidend für die Effizienzsteigerung und die Minimierung menschlicher Fehler.
• Analyse und Berichterstellung
  Ein effizientes CRM-System sollte detaillierte Analysen und Berichte bereitstellen, um Managemententscheidungen zu unterstützen und den Erfolg von Strategien in Vertrieb und Marketing zu messen.
• Integration
  Die Fähigkeit, sich nahtlos mit anderen Geschäftsanwendungen zu integrieren, ist entscheidend. CRM Tools bieten eine breite Palette von Integrationen, die eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ermöglichen.
• Mobiler Zugriff
  In der heutigen mobilen Welt ist es unerlässlich, dass CRM-Systeme auch auf mobilen Geräten zugänglich sind, sodass Vertriebsmitarbeiter jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen können.
• Benutzerfreundlichkeit
  Ein gutes CRM-System sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, um die Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu gewährleisten und die Schulungskosten zu minimieren.

Ein Beispiel für CRM-Systeme

Hubspot ist ein Beispiel für eine umfassende CRM-Software, die all diese Funktionen bietet und es Unternehmen ermöglicht, ihre Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Die CRM Datenbank

Die Überlegung, das Kundenbeziehungsmanagement nun also auch mit Daten zu befüllen, ist nicht neu. Alle Kunden oder Nutzer hinterlassen mit ihren Handlungen, beispielsweise einer Online-Bestellung, digitale Fußspuren oder auch Datensätze. Diese zu bündeln und auszuwerten kann nicht nur im Marketing oder dem Salesforce von Vorteil sein. Dadurch, dass die Generierung von Customer Data nahezu automatisch erfolgt, liegt der Fokus primär in der Nutzung eben jener Daten.

Datenbank Definition

Eine Datenbank (oder englisch Data Base) bietet als Softwarelösung allgemein die Möglichkeit der Datenspeicherung, Strukturierung und der Verwaltung. Hauptsächlich werden diese im unternehmerischen Handeln eingesetzt, auch wenn sie ebenfalls privat genutzt werden können. Die dazugehörende Software bietet meist eine Aufbereitung der Daten und Informationen, was es den Nutzern ermöglicht, auch große Datenmengen zu verarbeiten, zu nutzen und auszuwerten.

Datenbanken können inhaltlich, aber auch organisatorisch unterschieden werden. Beispiele für inhaltliche Datenbanken können Mediatheken oder auch bibliografische Datenbanken sein. Bei der organisatorischen Unterteilung liegt der Fokus auf dem Aufbau der Datenbank. Relationale Datenbanken sind beispielsweise in einzelne Datensätze unterteilt, wohingegen bei objektorientierten Datenbanken auch in Klassen und deren Unterklassen unterschieden wird.

Welche Daten gehören in eine Datenbank?

In Datenbanken gehören verschiedene Arten von Daten, die für das Management und die Analyse von Informationen wichtig sind. Dazu zählen:

• Kundendaten: Persönliche und Kontaktinformationen
• Transaktionsdaten: Kaufhistorie und Zahlungsinformationen
• Produktinformationen: Details zu Produkten und Dienstleistungen
• Mitarbeiterdaten: Personal- und Leistungsinformationen

Diese Daten ermöglichen es Unternehmen, umfassende und analytische Einblicke zu gewinnen und die gesamten Geschäftsprozesse effektiv zu nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Datenbank und einem Datenbankmanagementsystem?

Der Unterschied zwischen einer Datenbank und einem Datenbankmanagementsystem (DBMS, das steht für Data Base Management System) liegt in ihrer Funktion und Nutzung. Datenbanken sind strukturierte Sammlung von Daten, die für verschiedene Unternehmenszwecke gespeichert werden, wie z.B. eine CRM-Datenbank. Ein Datenbankmanagementsystem hingegen ist die Software, die diese Data organisiert, verwaltet und den Zugriff darauf steuert. Ein DBMS bietet Funktionen wie:

• Datenorganisation: Strukturierung der Daten
• Zugriffskontrolle: Verwaltung der Benutzerzugriffe
• Ressourcenmanagement: Effiziente Nutzung der systemrelevanten Ressourcen

Zusammen ermöglichen Datenbank und DBMS eine effektive und strukturierte Verwaltung der Unternehmensinformationen.

Was ist eine CRM Datenbank?

Eine CRM-Datenbank ist das Herzstück eines jeden Customer Relationship Management-Systems. CRM-Datenbanken dienen dazu, Customer Relationships durch systematische Erfassung und Verwaltung von Daten zu unterstützen. Sie wurden entwickelt, um alle relevanten Kundeninformationen zentral zu speichern und zu organisieren. Dies kann Kontaktdaten, Interaktionshistorien, Kaufverhalten und viele weitere Informationen umfassen.

Ein wesentlicher Vorteil einer CRM-Datenbank ist die Möglichkeit, sämtliche Data zentral zu speichern und für verschiedene Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Kundenservice zugänglich zu machen. Dies erhöht die Effizienz der CRM-Prozesse erheblich. Eine gut strukturierte CRM-Datenbank ermöglicht es Unternehmen, ihre CRM-Funktionen optimal zu nutzen und die Best Practices im Kundenbeziehungsmanagement zu implementieren.

Die wichtigsten Inhalte einer CRM-Datenbank umfassen:

• Interaktionsdaten
  Anrufe, E-Mails, Meetings, Support-Anfragen
• Transaktionsdaten
  Kaufhistorie, Vertragsdetails, Zahlungsinformationen
• Vertriebsdaten
  Verkaufschancen, Angebote, Pipeline-Status

Eine CRM-Datenbank ist mehr als nur eine Sammlung von Daten. Diese Tools helfen dabei, die Daten zu analysieren und wertvolle Einblicke zu gewinnen, die zur Verbesserung der Kundenbeziehungen beitragen.

Vorteile von CRM Datenbanken

Eine CRM-Kundendatenbank bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, indem sie das Tracking und die Auswertung von CRM-Daten ermöglicht. Dies hilft, wertvolle Einsichten in das Kundenkaufverhalten zu gewinnen und gezielte CRM-Maßnahmen zu entwickeln.

Ein gutes Beispiel ist ein Onlineshop: Bei jeder Bestellung wird ein Datensatz generiert, der Aufschluss über Kauffrequenz und Bestellwert gibt. Diese Informationen helfen, Kunden in Segmente zu unterteilen und personalisierte Kaufempfehlungen zu erstellen. Kauft ein Kunde ein Smartphone, könnte ihm zum Beispiel eine passende Smartwatch empfohlen werden. Dieses Cross- und Upselling erhöht nicht nur den Umsatz, sondern verbessert auch die Customer Experience.

CRM-Datenbanken ermöglichen es auch, Rückgänge in der Kauffrequenz zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Kundenbindung zu ergreifen. Das sogenannte Churn-Management zielt darauf ab, Kunden zurückzugewinnen, die abgewandert sind. Durch Analyse der CRM-Daten können Unternehmen rechtzeitig intervenieren und Abwanderung verhindern.

CRM-Kundendatenbank und DSGVO

Ein weiteres Tool zur Segmentierung von Kunden ist die ABC-Analyse. Diese Methode priorisiert Kunden nach ihrem Umsatzvolumen und hilft, Ressourcen effizient einzusetzen. A-Kunden, die hohen Umsatz generieren, erhalten mehr Aufmerksamkeit und Pflege, während bei Gelegenheitskäufern weniger Aufwand seitens des Unternehmens betrieben wird.

CRM-Kundendatenbanken unterstützen Unternehmen auch bei der Einhaltung der DSGVO, indem sie sicherstellen, dass die Daten der Kunden gemäß den Datenschutzbestimmungen verwaltet werden. Moderne CRM-Software und Systeme bieten Tools zur Automatisierung und Optimierung von CRM-Prozessen, was die Effizienz und Effektivität der gesamten Strategie des Unternehmens steigert.

Wie verwende ich ein CRM-System?

Die Verwendung eines CRM-Systems ist entscheidend für Unternehmen, die ihre Kundenbeziehungen optimieren möchten. Die CRM-Strategie sollte darauf abzielen, die Customer Experience zu verbessern, die Kundenbindung zu stärken und die Effizienz der unternehmensweiten CRM-Prozesse zu steigern. Eine effektive Nutzung beginnt daher mit einer klaren CRM-Strategie, die definiert, wie das Unternehmen seine CRM-Datenbanken und CRM-Prozesse gestalten will.

Zunächst sollte die CRM-Software installiert und die CRM-Kundendatenbank eingerichtet werden. Diese Data Base speichert alle relevanten Kundendaten, die für Marketing, Vertrieb und Kundenservice wichtig sind. Das System sollte so konfiguriert werden, dass alle Benutzer leicht auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Schulungen und Aktualisierung der CRM Datenbanken

Ein wesentlicher Schritt ist die Schulung der Benutzer. Mitarbeiter müssen erfahren, wie sie die Tools und Funktionen der CRM-Software optimal nutzen können. Dies umfasst das Eingeben und Aktualisieren von Daten, das Erstellen von Berichten und das Automatisieren von Aufgaben.

Zu den CRM Best Practices gehört es, regelmäßig Daten in die CRM-Datenbank einzugeben und diese aktuell zu halten. Veraltete oder unvollständige Daten können die Effektivität des CRM-Systems erheblich beeinträchtigen.

Einige wichtige Funktionen eines CRM-Systems umfassen:

• Kontaktmanagement
  Alle Kundendaten an einem zentralen Ort speichern.
• Vertriebsmanagement
  Verkaufschancen verfolgen und Pipeline-Status verwalten.
• Marketing-Automatisierung
  Zielgerichtete Kampagnen erstellen und deren Erfolg messen.
• Kundenservice
  Kundenanfragen verfolgen und zeitnah beantworten.

Welche Fehler sollte ich bei der Verwendung eines CRM-Systems vermeiden?

Einer der größten CRM-Fehler, die man vermeiden sollte, ist eine unzureichende Planung bei der CRM-Implementierung. Eine sorgfältige Planung und Organisation sind entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die mangelhafte Dateneingabe. Die Qualität der CRM-Datenbank eines Unternehmens hängt von der Genauigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten ab. Unvollständige oder fehlerhafte Daten können zu ineffektiven CRM-Maßnahmen führen.

Hier sind einige spezifische Fehler, die vermieden werden sollten:

• Unzureichende Schulung
  Mitarbeiter müssen gut geschult sein, um die CRM-Software effektiv nutzen zu können. Eine unzureichende Schulung kann die Nutzung und Akzeptanz des Systems behindern.
• Verstoß gegen die DSGVO
  Stellen Sie sicher, dass alle gespeicherten Daten den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Ein Verstoß gegen die DSGVO kann rechtliche Konsequenzen haben und das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen.
• Ignorieren der Systempflege
  Regelmäßige Updates und Wartungen des CRM-Systems sind notwendig, um die Leistung und Sicherheit zu gewährleisten.

CRM Software und Individualentwicklung

Es gibt eine Vielzahl an CRM ERP-Software, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer CRM-Kundendatenbank unterstützen. Diese Softwarelösungen bieten umfassende Tools zur Verwaltung und Analyse von Data, um die Kundenbeziehungen zu optimieren.

CRM-Software für mittelständische Unternehmen

CRM-Software für mittelständische Unternehmen muss benutzerfreundlich und skalierbar sein, um den spezifischen Anforderungen dieser Unternehmensgröße gerecht zu werden. Eine gute CRM ERP-Software sollte einfache Integration mit bestehenden Systemen ermöglichen und umfassende Tools zur Verwaltung von Data und Kundeninformationen bieten. Das System muss konform zur DSGVO sein, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Wichtige Eigenschaften sind:

• Benutzerfreundlichkeit
  Einfache Handhabung und Schulung
• Skalierbarkeit
  Anpassungsfähigkeit an wachsende Unternehmensbedürfnisse
• Integration
  Nahtlose Verbindung mit anderen Unternehmenssystemen
• Datenschutz
  Einhaltung der DSGVO

Ein ERP-CRM-System vereint diese Funktionen und unterstützt das Team eines mittelständischen Unternehmens effizient bei seinen Geschäftsprozessen.

CRM-Software für kleine Unternehmen

CRM-Software für kleine Unternehmen muss benutzerfreundlich, kosteneffizient und skalierbar sein. Sie sollte eine CRM-Datenbank enthalten, die es ermöglicht, die relevante Data zentral zu verwalten. Wichtige CRM-Funktionen wie Kontaktmanagement, Verkaufsverfolgung und automatisierte Marketingtools sind entscheidend. Die Software sollte zudem die Ressourcen des Unternehmens schonen und idealerweise kostenlose oder kostengünstige Produkte und Dienstleistungen anbieten.

Einige wesentliche Anforderungen sind:

• Benutzerfreundlichkeit
  Einfache Bedienung und schnelle Einarbeitung
• Kosten
  Erschwinglich oder kostenlos
• Skalierbarkeit
  Wachstumsfähig mit dem Unternehmen
• Zentrale Datenverwaltung
  Effiziente Verwaltung von Customer Data

Entwicklung einer CRM Datenbank als Individualsoftware

Bei der Einführung einer CRM-Software stellt sich oft die Frage, ob eine Standardlösung oder eine individuell entwickelte Lösung die besten Ergebnisse liefert. Anbieter von Standard-CRM-Systemen punkten mit einer schnellen CRM-Implementierung und einfacher Pflege. Allerdings müssen oft Abstriche bei der Anpassung an unternehmensspezifische Prozesse gemacht werden. Keine Standardsoftware kann vollständig auf die individuellen Strukturen eines Unternehmens zugeschnitten werden.

Eine individuell entwickelte CRM-Datenbank bietet dagegen die Möglichkeit, die Software exakt an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Die Flexibilität in der Gestaltung der Nutzungsmöglichkeiten ist ein großer Vorteil. Außerdem steht bei der Entwicklung einer Individualsoftware in der Regel ein fester Ansprechpartner zur Verfügung, der bei Fragen und Problemen unterstützt.

Kosten individueller ERP Datenbanken

Die Kosten spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahl der richtigen Lösung. Individuelle Lösungen sind oft teurer, bieten aber zusätzliche Services wie Schulungen für Mitarbeiter. Diese Schulungen können den effektiven Einsatz der CRM-Kundendatenbank sicherstellen und so die Effizienz im Management und den verschiedenen CRM-Prozessen erhöhen. Standardanwendungen sind meist kostengünstiger, könnten jedoch nicht alle notwendigen Funktionen für ein effektives Relationship Management bieten.

Ein ERP CRM-System, das sowohl ERP- als auch CRM-Funktionen integriert, kann eine sinnvolle Alternative sein, da es mehrere Prozesse im Unternehmen unterstützt und die zentrale Verwaltung von Data ermöglicht. Unabhängig davon, ob eine Standardlösung oder eine individualisierte Software gewählt wird, sind CRM-Datenbanken eine langfristige Investition. Daher sollte sorgfältig abgewogen werden, welche Lösung die spezifischen Anforderungen am besten erfüllt und eine nachhaltige Unterstützung für das Unternehmenswachstum bietet.

CRM Datenbanken bei TenMedia

Die Wichtigkeit vom CRM und den zugehörigen Data Bases ist nicht zu bestreiten. TenMedia ist eine Digitalagentur im Herzen Berlins, die sich auf die Entwicklung und Wartung individueller Software und CRM-Datenbanken spezialisiert hat.

Daneben liegt ein weiterer Fokus auf App-Entwicklung, der Erstellung von hochmodernen Websites samt Hosting und Monitoring sowie der Erstellung von Webanwendungen oder auch Cloud Software. In allen IT-Fragen steht TenMedia als langfristiger Partner zur Seite und unterstützt mit langjähriger Erfahrung nicht nur bei der Entwicklung einer CRM-Datenbank.

Mehr zu unseren Services und News rund um das Thema Digitalisierung sind in unserem Glossar, im Blog oder im Podcast zu finden.