Mit Software Maintenance Kosten sparen

Aus unserem Office im Herzen Berlins bieten wir von TenMedia Softwareentwicklung und Webentwicklung zu fairen Konditionen an. Darüber hinaus bieten wir auch einen umfassenden Maintenance Support. Weitere Informationen zu unseren Services findest du auf unserer Website. Detaillierte Auskünfte erteilen wir auch gern via Telefon oder E-Mail.

Was ist Software Maintenance?

Software Maintenance ist ein kontinuierlicher Prozess, der die Optimierung von Anwendungen zum Ziel hat. Jedes Softwareunternehmen, das fortlaufend mit dem Vertrieb oder der Lizenzierung von Software für Computer, Mobilgeräte, Industrieanlagen, Smart Devices oder sonstiger Hardware Gewinn erzielen will, muss dafür sorgen, dass die Systeme immer auf dem neuesten Stand sind. Daher kann Software Maintenance auch zum Bereich Support gezählt werden.

Auch für Software, die Innerhalb eines Unternehmens genutzt wird (ERP Software, CRM-Systeme, Controlling-Tools, DMS-Systeme, Inventarsoftware, IT-Service Management Tools etc.) sind Maintenance-Prozesse notwendig. Aufgrund spezifischer Anforderungen oder wenn es sich dabei um individuelle Softwarelösungen handelt, ist es notwendig, einen speziellen IT-Dienstleister mit den Maintenance-Aufgaben zu betrauen. Somit spielt Software Maintenance sowohl bei Standardsoftware als auch im Bereich Software Development eine Rolle.

Was ist die Maintenance?

Der Begriff Maintenance stammt aus dem englischen und kann mit Wartung oder Instandhaltung übersetzt werden. Er wird in vielen Bereichen verwendet, von der Technik und IT über das Facility Management bis hin zur Organisation von Prozessen.

Per Definition beschreibt Maintenance die Gesamtzahl aller Maßnahmen um ein Objekt oder ein System im funktionsfähigen Zustand zu halten oder einen Soll-Zustand herzustellen. Das Spektrum dieser Maßnahmen reicht von der Inspektion des Objekts über die Pflege zum Erhalt bis zu Verbesserungen.

Ziele der Maintenance sind typischerweise:

• Sicherstellung der Betriebsbereitschaft und Verfügbarkeit
• Gewährleistung der Sicherheit
• Verlängerung der Lebensdauer des Objekts
• Vermeidung von ungeplanten Ausfällen und Störungen
• Erhaltung des Wertes des Objekts
• Optimierung der Betriebskosten (durch Vermeidung teurer Ausfälle)

Was beinhaltet die Wartung von Software?

Software Maintenance kann mit der Wartung und Instandhaltung von Software gleichgesetzt werden. Vereinzelt wird zwischen diesen beiden Definitionen unterschieden. Die Instandhaltung und Wartung von Software sorgt durch die Anwendung von Best Practices dafür, dass Anwendungen stets auf dem neuesten Stand sind, die beste Funktionalität aufweisen und vor allem auch sicher sind. Da Softwarewartung auch die Bereiche Datensicherung und Data Security (entdecken und schließen von Sicherheitslücken) abdeckt, minimiert sie die Schäden durch Datenverlust oder Systemausfälle.

Zu den Best Practices der Maintenance im Softwarebereich gehören:

• Identifikation von Schwachstellen
• Leistungsüberwachung (Monitoring)
• Anpassungen in Code und Design
• Updates
• Anpassung von Funktionen
• System Testing
• Hosting und Pflege der IT-Infrastruktur
• Automatisierung von Prozessen im Software Development
• Cyber Security und Datensicherung (Data Recovery)
• Support in Form von Notfallservice, Schulungen etc.

Software: Wartung vs. Instandhaltung

Welche Aufgaben genau bei der Wartung und Instandhaltung von Software anfallen, ist individuell. Abhängig ist es zum Beispiel von der Art des Systems, von divergenten Anforderungen oder Umgebungen (Software und Hardware) oder auch von sich ändernden Bedingungen oder einer neuen Information im Bereich Cyber Security.

Generell können die Begriffe Softwarewartung und Softwareinstandhaltung synonym als deutsche Definition des Begriffs Software Maintenance genutzt werden. Um Verständigungsproblemen vorzubeugen sei jedoch darauf hingewiesen, dass in manchen Fällen Kunden eine andere Definition haben als Dienstleister oder Outsourcing-Partner.

▼ Was musst du beim Outsourcing beachten? – Jetzt reinhören! ▼

Information zur Begrifflichkeit

Da der Begriff Instandhaltung ein technischer Begriff ist, der beispielsweise häufig im Maschinenbau Verwendung findet, kann hier stärker der Fokus auf die Erhaltung oder die Wiederherstellung eines Systems gerichtet sein. Dagegen wird dem Begriff Softwarewartung zumeist eine präventive Anwendung zugeordnet, die weniger operational ist. Daher als grundlegende Information an dieser Stelle der Tipp bei einer Ausfertigung von Vertrag oder Angebot die Definition Software-Wartung und Instandhaltung zu verwenden. Damit sind dann sämtliche Strategien und Maßnahmen abgedeckt.

Welche verschiedenen Arten von Software-Wartung gibt es?

Unterschieden wird sowohl im Segment Development als auch im Bereich Support zwischen vier verschiedenen Arten der Software-Wartung. Wird Software Support für ein Unternehmen effektiv durchgeführt, finden in der Regel alle vier Arten in individueller Kombination Anwendung.

Unterschieden wird in:

• Präventive Softwarewartung
• Korrektive Softwarewartung
• Adaptive Softwarewartung
• Perfektionierende Softwarewartung

Präventive Softwarewartung

Der Kern dieser Methode ist der vorausschauende Blick auf Faktoren, die zukünftig eine Rolle spielen werden. Dazu gehört beispielsweise der Blick auf Schwachstellen eines Systems, die in Zukunft einen Wettbewerbsnachteil nach sich ziehen könnten. Zum Beispiel ist heutzutage die Anpassung von Webseiten und Anwendungen an mobile Geräte immanent, um Kunden zu erreichen.

Cyber Security und Data Recovery

Präventive Software-Wartung bezieht sich auch auf den Bereich Cyber Security. Sie beinhaltet auch das regelmäßige Aktualisieren von Software durch Upgrades oder Patches, um Sicherheitslücken schließen zu können. Die Implementierung von Data Recovery sorgt dafür, dass Daten als Backup gesichert werden. Im Falle eines Datenverlustes als Folge einer Cyberattacke oder eines Ausfalls des Systems können diese dann wiederhergestellt werden.

Korrektive Softwarepflege

Die korrektive Softwarewartung wird notwendig, sobald eine Anwendung von ihren definierten Requirements abweicht und Fehlfunktionen aufweist. Solche Probleme manifestieren sich oft direkt auf dem Computer des Nutzers. Anzeichen sind unerwartetes Verhalten oder Systemabstürze.

Ursachen für digitale Probleme

Die Ursachen für solche Defekte finden sich typischerweise im zugrundeliegenden Code der Software. Schuld kann jedoch auch ein Anwendungsfehler durch Benutzer sein. Verschiedene Faktoren wie komplexe Abhängigkeiten oder unvorhergesehene Anwendungsfälle können die Entstehung solcher Fehler beeinflussen. Das Hauptziel korrektiver Maßnahmen ist die rasche Wiederherstellung der vollen Funktionalität, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

© Ida

Adaptive Wartung von Software

Adaptive Softwarewartung befasst sich mit der Notwendigkeit, Anwendungen an externe Veränderungen anzupassen. Solche Anpassungen werden erforderlich, wenn sich technologische Rahmenbedingungen ändern, wie beispielsweise durch neue Hardware oder aktualisierte Betriebssysteme. Ebenso können neue regulatorische Vorgaben oder geänderte Sicherheitsrichtlinien Modifikationen notwendig machen.

Damit die Software weiterhin korrekt und effizient funktioniert, muss der zugrundeliegende Code an diese neuen Gegebenheiten angepasst werden. Ziel ist die Sicherstellung der Lauffähigkeit und Kompatibilität der Applikation innerhalb ihres veränderten technologischen oder regulatorischen Ökosystems.

Perfektionierende Software Maintenance

Perfektionierende Software-Wartung zielt auf Anpassungen, die weniger die Funktionalität oder Sicherheit betreffen. Im Zentrum steht vielmehr eine Transition, welche Anwendungen oder ein System effizienter oder benutzerfreundlicher oder auch das Design attraktiver macht.

Effektivere Nutzung von Hardware und System

Ein Ziel der perfektionierenden Software-Wartung kann die Erhöhung der Produktivität sein. Beispielsweise wenn eine Software den individuellen Anforderungen der Mitarbeiter eines Unternehmens angepasst wird und sie dadurch den Computer oder andere Hardware effektiver nutzen können. Der Fokus kann jedoch auch auf einem Wettbewerbsvorteil zur Software der Konkurrenz liegen.

Um Anwendungen oder ein System fortlaufend optimieren zu können, sollte bereits beim Development darauf geachtet werden, den Code so zu gestalten, dass jederzeit möglichst individuell angepasst werden kann, ohne andere Funktionen zu beeinflussen.

Warum Unternehmen mit Software Maintenance Kosten sparen

Wenn ein Unternehmen kontinuierlich in die Instandhaltung von Software investiert, entstehen dadurch natürlich fortlaufende Ausgaben für den Betrieb. Support, Wartungsmanagement und die Anpassung von Funktionen kosten Zeit und Arbeitskraft. Die Kosten können durch Effizienz im Management der Ausgaben gesenkt werden. Darüber hinaus kann Software Management auch Kosten einsparen.

Verlängerung der Lebensdauer

Eine kontinuierliche Maintenance der Software stellt sicher, dass sie mit einem neuen System oder einer modernen Hardware stets kompatibel ist. Durch die fortlaufende Änderung am Code bleibt die Software erweiterbar. Finanziell ist das besonders effizient im Vergleich zu den Ausgaben, die eine Neuanschaffung oder eine umfassendere Neuprogammierung mit sich bringen würden.

Erhöhen der Sicherheit

Durch regelmäßige Updates und Patching wird die Gefahr durch Cyberangriffe reduziert. Data Recovery sorg dafür, dass Dateien im Ernstfall wieder hergestellt werden. Sicherheitslücken in einer Application oder Webanwendung können zu Reputationsschäden, zu Lösegeldforderungen oder Geldbußen bei Verstoß gegen den Datenschutz führen. Im Vergleich zum Ausmaß dieser finanziellen Schäden sind die Ausgaben für das Management und die Durchführung von Maintenance-Prozessen gering.

Vermeidung von Ausfallzeiten

Sitzt ein Mitarbeiter vor einem Computer, der nicht funktioniert, kostet dies Zeit und Geld. Durch regelmäßige Fehlerbehebung lassen sich Ausfälle vermeiden. Software kann mit der Zeit langsamer werden. Software Maintenance kann Engpässe identifizieren und beheben. Die Mitarbeiter verbringen am Computer weniger Zeit mit Warten. Dadurch arbeiten sie effizient fokussierter.

Verbesserung der Compliance durch Software Maintenance

Unternehmenssoftware muss gesetzlichen und branchenspezifischen Anforderungen entsprechen. Sind die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und Compliance nicht gewährleistet, kann das empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen.

Wie können die Kosten für Softwarewartung effektiv gemanagt werden?

Der Schlüssel für Kosteneinsparungen im Bereich Softwarewartung liegt in durchdachten Strategien und einem proaktiven Management.

Ein erster Schritt ist das Sammeln detaillierter Informationen über Zustand, Nutzungsmuster und Kritikalität der eingesetzten Software-Landschaft. Dies bildet die Grundlage für eine risikobasierte Priorisierung von Wartungsaufgaben. Das bedeutet: Ressourcen sollten dort konzentriert werden, wo sie den größten Geschäftswert liefern.

Die Definition klarer Anforderungen und Service-Level-Agreements (SLAs) ist essenziell. Dies gilt sowohl, wenn interner IT-Support für Software genutzt wird, als auch bei der Zusammenarbeit mit einem externen Partner. Ein Vergleich der Kosten und Leistungen verschiedener Supportmodelle – von Basis-Support bis zu umfassenden proaktiven Paketen – ist ratsam. Regelmäßige Überprüfungen der Notwendigkeit und des Umfangs von Wartungsleistungen sowie der Vertragsbedingungen verhindern unnötige Ausgaben für die Software Maintenance.