Intranet

Intranet Definition

Der Begriff Intranet besteht zunächst aus zwei Teilen. Intra kommt aus dem Lateinischen und bedeutet innerhalb. Net leitet sich vom englischen Network ab und bezeichnet das Netzwerk. Zusammengeführt beschreibt Intranet ein eigenständiges Netzwerk innerhalb eines Unternehmens.

Dieses interne Netzwerk ist in den Funktionen etwas eingeschränkter als das Internet, ansonsten in vielen Punkten ähnlich. Der große Unterschied ist allerdings, dass auf das Intranet ausschließlich autorisierte Personen oder Geräte Zugriff haben.

Funktionsweise des Intranets

Für das Intranet notwendige Hardwarekomponenten sind Server, Clients und Endgeräte. Anstatt der Nutzung fremder Server über das Internet, sind die Server unternehmenseigene. Der Intranet Server hostet die Intranet Software und die zugehörigen Daten. Dies passiert entweder auf einem eigenen Server im Unternehmen oder außerhalb, z.B. in einer Cloud.

Ähnlich wie das Internet nutzten interne Netzwerke Übertragungsprotokolle, wie beispielsweise das TCP/IP-Protokoll, welche als “Sprache” fungieren. Die TCP/IP-Protokolle bilden gemeinsam die Grundlage für das Internet und Intranet. Aufgaben sind die Zielerreichung eines Datenpaketes, die Steuerung der Datenübertragung und die Zuordnung von Anwendung und Datenstrom.

Eine Firewall reguliert den Datentransfer zwischen Intranet und Internet, sodass das Netzwerk eigenständig bleibt.

Um sicherzustellen, dass ausgewählte Personen Zugang zum Intranet haben, erscheint zunächst ein Login-Bereich. Zur Identifizierung und Authentifizierung müssen sich die User mit einem Benutzernamen und Passwort anmelden. Ist eine Funktion über lokale Grenzen hinaus gewünscht, lässt sich ein VPN-Tunnel einrichten. Über diese verschlüsselte Verbindung ist das Intranet aus dem Internet weltweit erreichbar.

VPN

VPN bezeichnet ein virtual private network. Das geschlossene Netzwerk ermöglicht den Zugriff auf das lokale Netzwerk unabhängig von räumlicher Trennung. Die Teilnehmer*innen sind dabei über IP-Tunnel verbunden.

Zunächst wird eine VPN-Software benötigt, welche mit dem Router des Intranets kommuniziert und auf dem Endgerät installiert sein muss. Dann ist es lediglich notwendig, eine Internetverbindung herzustellen und sich mithilfe von der Software in das VPN-Netzwerk einzuwählen, und es besteht die Möglichkeit, auf alle Daten zuzugreifen.

Besonders für Mitarbeiter*innen, welche nicht im Büro arbeiten, da sie z.B. auf einer Geschäftsreise sind, ist eine VPN-Lösung über einen Browser sehr hilfreich.

Cloud Intranet

Ein Cloud Intranet setzt ebenfalls an dieser Stelle an und ermöglicht den Zugang außerhalb des Büros. Allerdings verzichtet es auf die Verwendung von Servern. Dadurch fallen Probleme, wie Serverüberhitzung weg. Im Falle eines Stromausfalls ist der Zugriff auf die Daten immer noch möglich. In dem Fall, dass extremen Wetterverhältnisse den Mitarbeitenden den Weg zur Arbeit erschweren, lässt sich mithilfe der Cloud von zu Hause aus auf alle Informationen zugreifen.

Für das Unternehmen ist die Nutzung einer Cloud kostengünstiger und flexibler. Neben einer schnelleren Inbetriebnahme ist sie im Laufe der Zeit leicht erweiterbar, ohne, dass die Anschaffung neuer physischer Server nötig ist.

Ziel eines Intranets

Es gibt verschiedene Hauptziele eines Intranets. Oftmals beinhaltet ein Intranet die Kombination aus mehreren oder allen Zielen. Diese Ziele können sein:

• Informationsverteilung – Mitarbeitende verfassen als dezentrale Redakteur*innen eigene Inhalte, wobei übergreifende Redakteur*innen zentral verfasste und kontrollierte Inhalte erstellen.
• Dokumentenaustausch und –verwaltung
• Zusammenarbeit – Alle Teammitglieder haben Zugriff auf gemeinsame Kalender, Projektpläne u.Ä.
• Schwarzes Brett – Abteilungsleitungen oder einzelne Mitarbeitende erstellen Beiträge im Intranet, sodass wichtige Bekanntgaben oder Änderungen schnell alle Beteiligten erreichen

Extranet

Das Extranet ist eine Erweiterung des Intranets, welche Personen außerhalb des Unternehmens den Zugriff erlaubt. Anwendung findet das Extranet in der Interaktion und dem Austausch von Daten mit Kundschaft oder Lieferfirmen.

Anwendungen

Das einflussreichste Beispiel für die Nutzung eines Intranets ist Nordkorea. Die Bevölkerung kann anstatt auf das Internet ausschließlich auf ein staatliches Intranet zugreifen. Dieses ist stark zensiert, um zu verhindern, dass Inhalte auftreten, welche Zweifel an den Idealen des Systems hervorrufen könnten.

Neben diesem Beispiel finden Intranets auch in kleineren Bereichen Anwendungen. Viele KMU oder größere Firmen nutzen das Intranet vor allem zur einfachen Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Andere Anwendungen sind z.B.:

• Einfache Termin- und Projektplanung
• Zugriff auf Datenbanken
• Adressenverwaltung (von Kunden)
• Gemeinsame Kalender
• Automatisierung von Prozessen (bspw. automatische E-Mails, bei bestimmten Ereignissen)

Vorteile eines Intranets

Ein Intranet bietet für Unternehmen viele Vorteile. Vor allem der effektive Datenfluss führt zu einer Optimierung der Abläufe im Betrieb.

Generell umfasst es alle Vorzüge des Internets, bietet jedoch höhere Sicherheit. Grundsätzlich dürfen externe Personen oder Geräte nur durch eine ausdrückliche Erlaubnis auf das Intranet zugreifen. Intern lässt sich jeder Bereich zusätzlich durch ein Passwort schützen.

Unternehmen können den Zugang zum Internet einschränken und damit Beschäftigten den privaten Zugriff auf z.B. YouTube, eBay oder andere, für die Arbeit nicht relevante, Websites verweigern.

Besonders große Unternehmen profitieren von einem Intranet. Verschiedene Abteilungen, welche nicht in einem gemeinsamen Raum arbeiten, sind optimal miteinander verbunden und können unkompliziert kommunizieren oder Dokumente austauschen.

Dadurch, dass Änderungen zentral vorgenommen werden, haben alle autorisierten Personen jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version eines Kalenders, Dokuments oder Datenbank.

Die Unternehmensleitung kann sich somit stetig einen Überblick über erledigte Aufgaben und Unternehmensvorgänge verschaffen.

Eine große Chance eröffnet sich für Unternehmen mit weltweiten Niederlassungen. Durch Cloud Software haben alle Arbeitskräfte an jedem Standort Zugriff auf die vorhandenen Daten. Die zusätzliche Flexibilität durch die Nutzung einer Cloud ermöglicht einen großen Wettbewerbsvorteil. In kleinen Unternehmen ermöglicht die Cloud Software Arbeitsmethoden, wie z.B. Homeoffice Möglichkeiten, im Rahmen der Umsetzung von New Work.

Intranet erstellen lassen von TenMedia

Jedes Unternehmen hat individuelle Unternehmensabläufe, welche individuelle Lösungen bedürfen. So sind einige Funktionen des Intranets an das jeweilige Unternehmen anzupassen. Beispielsweise ist es für größere Unternehmen mit verschiedenen Standorten empfehlenswert, ein cloudbasiertes Intranet zu nutzen.

Als Digitalagentur entwickelt TenMedia maßgeschneiderte Cloud Software, welche die Basis für moderne Versionen des Intranets darstellt. Zu unserem Portfolio gehört ebenfalls die Entwicklung von Online-Portalen für Dritte. Mit unserer langjährigen Erfahrung als Gründer eigener Portale können wir die Vorstellungen unserer Kunden optimal umsetzen. In unserem Office in Berlin Mitte arbeiten wir als junges Team aus Entwicklern und Teammitgliedern in den Bereichen Grafik, Projektmanagement und Redaktion mit viel Motivation zusammen.

Offene Fragen oder Anregungen klären wir gern telefonisch, per Mail oder in einem unverbindlichen, persönlichen Gespräch in unserem Büro.