KMU 4.0 – Konkrete Maßnahmen zur Digitalisierung

Schluss mit Zettelwirtschaft

Riesige Regale voller Ordner, Unterlagen, Dokumente, Post: Die Zettelwirtschaft ist uns allen noch gut bekannt. In manchen Fällen ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben, bestimmte Dokumente über Jahre aufzubewahren. Alle bereits vorhandenen Unterlagen von Hand einzuscannen wäre eine Mammutaufgabe.

E-Mail statt Brief

Eine direkte Intervention kann aber bei aktuellen Dokumenten vorgenommen werden: Den Schriftverkehr mit Geschäftspartnern und Kunden ausschließlich elektronisch zu vollziehen, schützt nicht nur Regenwälder, sondern dämmt auch den Zettel-Dschungel im Büro ein. Zwar quillt dann von Zeit zu Zeit das E-Mail-Postfach über, aber immerhin müssen keine Ordner gewälzt werden, um Dokumente wiederzufinden, da reicht dann eine kurze Stichwortsuche.

E-Mails signieren mit SMIME

Für die nötige Sicherheit können E-Mails per Signaturzertifikat SMIME geschützt werden, welches den Text verschlüsselt und so die Urheberschaft und Unveränderlichkeit garantiert.

E-Post

Die Deutsche Post geht noch einen Schritt weiter: Noch bevor externe Mitteilungen postalisch ins Haus flattern können, scannt sie sie sicher ein und versendet sie sofort per E-Mail an die Empfänger. Auch umgekehrt kann der Gang zum Briefkasten dank E-Post umgangen werden.

Zeiterfassungstool statt Stundenzettel

Auch die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt in vielen Unternehmen noch ganz klassisch per Stundenzettel. Hier gibt es unzählige Tools, die die Zeit einfach per Mausklick sekundengenau dokumentieren und am Ende sogar für die Buchhaltung oder das Lohnbüro säuberlich aufbereitet ausgeben. Nicht selten ist hier auch gleich die Krankenstand- und Urlaubsverwaltung integriert.

Mehr Speicher und Platz: Cloud statt Rechenzentrum

Bis vor ein paar Jahren war es der Standard in vielen Unternehmen, einen eigenen Server mit zugehörigem Serverraum oder ganzes Rechenzentrum zu haben. Je nach Größe des Unternehmens ist dies auch nach wie vor sinnvoll, doch manche Unternehmen scheuen sich zu Unrecht vor einer Umstellung und verpassen dadurch die Vorteile einer Cloud.

Neben dem immensen physischen Platz, den lokale Server einnehmen, ist es auch der interne Speicher, der entweder zum Teil ungenutzt bleibt oder bei Bedarf erweitert werden muss, was wiederum einen technischen Aufwand nach sich zieht. Nicht zu schweigen vom technischen Aufwand, der durch die Administration, Pflege und Wartung der Server entsteht, den das Unternehmen bzw. seine IT-Abteilung selbst zu tragen hat.

Vorteile der Cloud

Die Cloud hingegen befindet sich statt im hauseigenen Rechenzentrum bei einem Cloud Anbieter und mit ihren Eigenschaften mitten in der Lebensrealität moderner Unternehmen. Hier wird nur der Speicherplatz gezahlt, der auch tatsächlich genutzt wird und der ist noch dazu jederzeit erweiterbar.

Flexibilität durch SaaS

Ebenso flexibel ist der Umgang mit Software und Tools: Diese können – wie zum Beispiel Word Online – einfach damit verknüpft werden. Cloud Software, auch Software as a Service, kurz SaaS genannt, muss nicht mehr als teure Investition einmalig erworben, heruntergeladen und installiert, sondern kann einfach als monatlich kündbare browserbasierte Anwendung genutzt werden.

Schneller kommunizieren: Chat statt Anruf und Meeting

Und zu guter Letzt die wohl simpelste Digitalisierungsmaßnahme: Statt unzähliger Meetings und Anrufe, die die Konzentration stören könnten, die interne Kommunikation mit Kolleg*innen einfach auf ein Chatprogramm wie Microsoft Teams oder Slack umverlegen.

Digitalisierung für Unternehmen leicht gemacht

Noch bevor eine oder alle diese Tipps und Maßnahmen in Angriff genommen werden, kann es auch helfen, zunächst einen Selbsttest zu machen, beispielsweise über den von der Telekom angebotenen Digitalisierungsindex.

Digitalisierungszuschuss

Abschließend sei gesagt, dass es oft nicht nur die Macht der Gewohnheit ist, sondern sich viele Unternehmen auch von möglichen Kosten abschrecken lassen, die mit der Digitalisierung zusammenhängen. Glücklicherweise gibt es hier viele Programme von der IHK und verschiedenen Banken, die einen sogenannten Digitalisierungszuschuss anbieten.