Intranet Lösung

Begriffsinhalt

Bei einer Intranet Lösung handelt es sich um eine Anwendungssoftware, welche für die Lösung eines konkreten internen Problems konzipiert wurde, wobei „Intranet“ aus dem lateinischen Wort „intra“ (innerhalb) und dem englischen Begriff „net“ (Netz) gebildet wird. Hierbei ist zwischen horizontalen und vertikalen Lösungen zu unterscheiden:

• Horizontale Lösungen: Diese widmen sich branchenunabhängigen Infrastrukturaufgaben.
• Vertikale Lösungen: Diese widmen sich Infrastrukturaufgaben einer oder einiger weniger Branchen.

Problembeschreibung

Ein Unternehmen ist ein großer Organismus. Als solcher ist ein Unternehmen die Summe seiner Teile. Dies bringt eine zentrale Herausforderung mit sich: Jedes dieser Teile muss über die notwendigen Tools verfügen, sich effektiv miteinander austauschen zu können. Eine Art social intranet, welches die Kommunikation digitalisiert, ist notwendig. Ein einheitliches Handeln und Zusammenarbeit wären ansonsten erschwert. Hierfür muss es Mitarbeitern und Teams ermöglicht werden, präzise Informationen zu transferieren und zu dokumentieren.

Da betriebliche Prozesse häufig unter zeitlichen Druck durchlaufen werden und ineffektiv genutzte Arbeitszeit einem Unternehmen große Kosten verursacht, muss dieser Informationsaustausch ohne großen zeitlichen Aufwand möglich sein.

Zugleich muss gewährleistet sein, dass die für diese Austauschprozesse genutzten Tools sicher sind. Die strukturelle Integrität der hinter dieser Kommunikation stehenden digitalen Systeme muss somit vor einem unerwünschten Eingriff von außen geschützt werden.

Ziele

Die Konzeption einer Intranet Lösung ist darauf ausgerichtet eine digitale Plattform zu schaffen, welche im Sinne der Interessen der Mitarbeiter unterschiedlichen Funktionen nachkommt, indem durch die Digitalisierung entstandene Möglichkeiten wirtschaftlich erschlossen werden. Ein prägnanter Teil dieser richtungsweisenden Funktionen ist die Beschleunigung und Perfektion der Kommunikation von Wissen und der Zusammenarbeit innerhalb eines Betriebes. Für jeden Mitarbeiter sollen alle benötigten Informationen über eine Art social intranet zugänglich sein. Zeitlicher Aufwand oder eine andere Form von außerordentlicher Belastung soll auf ein Mindestmaß reduziert werden. Auch soll es möglich sein, dass jeder Mitarbeiter Informationen seiner Wahl auf die digitale Plattform hochlädt, wodurch das Management dieser erleichtert werden soll. Hieraus zieht sich der Nutzen, dass der kreative Prozess und die Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Unternehmens auf einem stetig aktualisierten Stand an Informationen und Wissen fußen. Vermeidbaren Kooperationsschwierigkeiten wird somit präventiv entgegengetreten und Innovationen werden stimuliert.

Eine verlässliche Speicherung von Informationen jedweder Relevanz ist ein weiterer wesentlicher Nutzen einer Intranet Lösung. Der Beschädigung oder sogar dem vollständigen Verlust von mitunter sensiblen Datenmengen und dem Verschwinden von Wissen und der Chance auf Innovationen wird somit vorgebeugt.

Auch der Einbindung des Internets in die Intranet Lösung und somit in die betriebliche Wertschöpfungskette soll nichts im Wege stehen. Welche Rolle das Internet im Detail einnehmen soll, kann vom jeweiligen Unternehmen auf Grundlage der jeweiligen individuellen Bedürfnisse determiniert werden.

Die Analyse, Interpretation und das Management von im zeitlichen Ablauf kumulierten Daten soll Entscheidungsträgern außerdem besondere Einblicke in innerbetriebliche Prozesse und Zustände eröffnen.

Funktionsweise des Intranets

Das allgemeine Prinzip des Mechanismus hinter der Intranet Lösung sieht folgendermaßen aus: Zwischen mehreren PCs wird durch ein LAN (Local Area Network) eine Verbindung aufgebaut. Auf diese Weise wird ein Netzwerk geschaffen, welches nach außen hin abgekapselt ist. Innerhalb dieses Netzwerkes können nun Informationen ausgetauscht werden. Verschiedene Vorgehensweisen machen zusätzlich das Speichern von Daten möglich:

• Ein Computer verbindet sich mit einem öffentlichen Netzwerk (Internet), wodurch er Zugriff auf externe Server und deren Speicher- und Rechenkapazitäten erhält
• Das LAN verbindet sich mit internen Servern

Internetprotokolle dienen zusätzlich dem Datenaustausch und zielen darauf ab Datenverlust zu verhindern.

Absicherung

Einem Unternehmen bieten sich mehrere Möglichkeiten an, um ein Intranet abzusichern:

• Proxy-Server: Ein Proxy-Server ist das einzige Verbindungselement zwischen dem Intranet und dem Internet. Mit dem LAN miteinander verbundene PCs, welche mit dem Internet Kontakt aufnehmen wollen, müssen dies über diesen Proxy-Server tun. Hierdurch besteht nie eine direkte Verbindung zwischen Intranet und Internet.
• Firewall: Eine Firewall reguliert, ob eine Verbindung zwischen dem Intranet und äußeren Systemen hergestellt wird oder nicht und schirmt somit das Intranet vor nicht erwünschten Zugriffen von außen ab.
• Demilitarisierte Zone (DMZ): Eine Art Pufferzone zwischen LAN und Internet wird an ihren Ein- und Ausgängen durch zumeist zwei Firewalls abgesichert: Eine Firewall zwischen Internet und DMZ und eine Firewall zwischen DMZ und Intranet.

Dem sei hinzuzufügen, dass der Nutzer der Intranet Lösung selbst immer eine relevante Sicherheitslücke darstellen wird. Sichere Passwörter sind somit ein absolutes Muss.

Leistungserbringung

Grundsätzlich kann sich ein angehender Kunde einer Intranet Lösung zwischen zwei verschiedenen Optionen der Leistungserbringung entscheiden:

• Inhouse-Lösung: Im Rahmen der Inhouse-Lösung wird dem Kunden für den Erwerb einer Software-Lizenz und der Inanspruchnahme des aus dieser entstehenden Nutzens von der beauftragten Software-Agentur periodisch ein recht hoher Preis veranschlagt. Der Kunde befindet sich daraufhin im Besitz der Intranet Lösung und ist dafür zuständig die Intranet Lösung auf den eigenen Servern zu betreiben.
• Software as a Service: Bei dieser Option werden monatlich Kosten berechnet. Die Kundin ist quasi die ‚Mieterin‘ der Software Lösung. Betrieben wird die Intranet Lösung auf den Servern des Anbieters.

Vorteile des Intranets

Der wichtigste Vorteil einer Intranet Lösung ist die aus ihr resultierende gewonnene Zeit, welche nicht mehr für ineffektive Kommunikationsversuche genutzt werden muss, sondern durch Zuhilfenahme des social intranet in die eigentliche Arbeit und das Schaffen von Innovationen investiert werden kann.

Zudem gestaltet die Intranet Lösung die betriebsinterne Kommunikation und die Zusammenarbeit für die Mitarbeiter und Teams vollständiger und sicherer. Funktionierende Technologie rund um ein autonomes System wirkt dem Verlust oder der Beschädigung von Daten von außen oder von innen entgegen.

Des Weiteren schafft eine Intranet Lösung den Mitarbeitern die Freiheit des Managements einer großen Menge an ansonsten unübersichtlichen Informationen auf einer digitalen Plattform, indem diese ressourcenschonend dokumentiert, analysiert und kategorisiert werden.

Nachteile des Intranets

Der zentrale Nachteil eines Intranets sind die entstehenden Kosten. Bei der SaaS-Variante fallen monatliche Kosten an. Bei der Inhouse-Variante sind es Anschaffungs- und Folgekosten. Insbesondere die Kosten für die Wartung der Server und der Intranet Lösung sollten nicht unterschätzt werden. Die konkrete Kostenstruktur fällt somit zwischen den beiden Varianten unterschiedlich aus. Die Gesamtkosten können sich aber sehr ähnlich gestalten.

Auch muss berücksichtigt werden, dass sich ein Unternehmen durch eine Intranet Lösung im Vergleich zu einer analogen Alternative zusätzlichen Risiken aussetzt. Ob die zusätzliche Wertschöpfung diese Risiken wieder ausgleicht, hängt davon ab wie ausgereift sich das entsprechende Sicherheitskonzept gestaltet.

Intranet Lösung von TenMedia erstellen lassen

Unterschiedliche Unternehmen benötigen unterschiedliche Software. Aus diesem Grund entwickelt TenMedia seit 2011 auf den jeweiligen Kunden zugeschnittene Individualsoftware, welche sich an den dessen einzigartigen Wünschen und Voraussetzungen orientiert. Intranet Lösungen bilden einen Teil der fachlichen Expertise der Mitarbeiter von TenMedia. Aus diesem Grund hat TenMedia unter anderem das Haustelefonbuch der Bezirksregierung Köln entwickelt, wie es in den case-studies ersichtlich wird. Für Fragen oder Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!