IT Outsourcing

Outsourcing Definition

Aus dem Englischen übersetzt bedeutet Outsourcing Auslagerung. Auf wirtschaftliche Prozesse bezogen spricht man beim Outsourcing von der Auslagerung von Geschäftsprozessen an selbstständige, externe Dienstleister.

Bereiche, in denen Outsourcing häufig genutzt wird, sind Produktion, Datenverarbeitung, Kundenservice und Buchhaltung. So kann es sich z.B. um einen Auftrag, eine neue Webseite zu erstellen, handeln, welcher an eine Webagentur im selben Gebäude vergeben wird. Zusätzliche Mitarbeiter im Kundenservice zu Peak-Zeiten, wie bspw. dem Weihnachtsgeschäft und dem anschließenden Umtausch, oder die Auslagerung der Herstellung von Fahrrädern nach Taiwan sind ein typisches Beispiel für Outsourcing.

Was ist IT Outsourcing?

IT Outsourcing, oder auch Online Outsourcing genannt, bezeichnet das Auslagern von IT-Leistungen an einen externen Dienstleister oder eine Tochtergesellschaft. Die Leistungen lassen sich in drei Ebenen einteilen:

1. Infrastrukturebene – Server, Clouds
2. Anwendungsebene – Software, Websites, Shopsysteme
3. Geschäftsprozessebene - Buchhaltung, Online-Marketing, digitale Produktentwicklung

Werden dabei Vermögenswerte, wie Gebäude oder Software, übermittelt, spricht man von einem Asset Transfer. Im Fall von einer Personalübermittlung wird dies als Personell Transfer bezeichnet.

In den Service Level Agreements (SLA) ist der Umfang und die Qualität der Leistungen festgelegt. In diesem ist beschrieben, ob es sich um Selective oder Total-IT-Outsourcing, also eine teilweise oder komplette Auslagerung von Prozessen, handelt. Ebenso ist es möglich, Outsourcing im gesamten Unternehmen oder nur in Abteilungen umzusetzen.

Außerdem wird zwischen Onshore, Nearshore und Offshore Outsourcing differenziert. Onshore Outsourcing bedeutet, dass der Auftraggeber und der Auftragnehmer im selben Land arbeiten. Handelt es sich um das nähere Ausland oder Übersee, so spricht man von Nearshore, bzw. Offshore Outsourcing.

Gibt es insgesamt nur einen Dienstleister, mit dem ein Vertrag abgeschlossen wird, so handelt es sich um Single Vendor Outsourcing. Werden die Aufgaben mehreren Dienstleistern übertragen, ist die Rede von Multi Vendor Outsourcing.

Besonders häufig wird IT Outsourcing in dem Bereich Softwareentwicklung umgesetzt. Outsourcing Dienstleister bieten dabei die vollständige Entwicklung von Webanwendungen, Datenbanken oder Apps, sowie das zugehörige Testing, Wartung und Updating, an.

Vorteile von IT Outsourcing

Viele kleine bis mittlere Unternehmen können von IT Outsourcing profitieren. Vor allem durch die Verfügbarkeit von Fachwissen durch Fachpersonal. Gehört IT nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens, so hängt die IT-Abteilung des Unternehmens häufig mit hohen Kosten und Zeit Verlust zusammen, da das Personal regelmäßig geschult werden muss. Beim Outsourcing von IT Services kann die Firma auf ausgebildetes Fachpersonal zurückgreifen, ohne selbst für das Recruiting und Schulungen verantwortlich zu sein. Ebenso fallen keine Anschaffungs- und Wartungskosten von Hard- und Software an.

Ein weiterer Vorteil ist die Unabhängigkeit vom IT-Personal. Ein Mitarbeiterwechsel bedeutet oft ein Verlust an Know-how und eine längere Zeit der Einarbeitung, bis alle Vorgänge ablaufen wie zuvor. Nutzen Firmen IT Outsourcing sind sie davon nicht länger abhängig.

Mithilfe von IT Outsourcing können KMU auf neue, innovative Technologien zugreifen, welche sich sonst oftmals nur für größere Unternehmen lohnen.

Arbeit durch einen ausgebildeten Dienstleister verspricht außerdem mehr Internetsicherheit und Datenschutz. Die zugehörige Beratung, die eine Dienstleisterfirma bietet, ist für viele Unternehmen ohne eigenes Fachpersonal sehr hilfreich.

IT Outsourcing bietet in vielen Bereichen mehr Flexibilität. Geht es z.B. um den telefonischen Kundenservice, kann bei Bedarf Unterstützung in bestimmten Zeitfenstern geboten werden, ohne dass eine dauerhafte Festanstellung notwendig ist.

In vielen Fällen führt IT Outsourcing zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit und steigert die Servicequalität.

Nachteile von IT Outsourcing

Generell ist die Auslagerung nur sinnvoll, wenn die externen Kosten die internen nicht übertreffen.

Da viele meist sensible Daten zwischen Auftraggeber und Dienstleister ausgetauscht werden, ist Vertrauen die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Bei Offshore Outsourcing kann zusätzlich die Zeitverschiebung zu einer erschwerten Kommunikation führen. Sprachbarrieren können in seltenen Fällen ebenfalls auftauchen. Häufiger kommt es jedoch vor, dass unterschiedliche Kulturen oder Arbeitsweisen zu Komplikationen führen.

Für Unternehmen gilt es außerdem zu beachten, dass außerhalb der EU andere Datenschutz- und Vertragsbestimmungen gelten. Aufgrund dessen ist eine ausgiebige Prüfung des SLA unumgänglich.

Managed Services

Ein weiterer Grund, sich gegen das IT Outsourcing zu entscheiden ist für viele Unternehmen die Angst vor einem Kontrollverlust. Um diese Angst zu nehmen, bieten viele Dienstleister sogenannte Managed IT Services an. Dabei werden nur einzelne Anwendungen an IT-Service-Anbieter übertragen, anstatt, dass eine komplette IT-Abteilung ausgelagert wird. Managed Services, oder auch Outtasking genannt, soll keine vollständige Übernahme, sondern eine Entlastung der Mitarbeiter erbringen.

Anstatt einmaligen Leistungen, wie es sonst in der IT-Branche gängig ist, werden meist standardisierte Prozesse von Managed IT Providern übernommen.

Managed Services sind genau wie das klassische IT Outsourcing durch ein SLA geregelt. In diesem Vertrag werden die Teilbereiche, welche übernommen werden sollen, genau definiert.

Währenddessen können alle Prozesse weiterhin eingesehen werden, wodurch die Kontrolle beim Auftraggeber bleibt.

Managed Services basieren meist auf mandantenfähigen Systemen, wie z.B. Cloud Anwendungen oder einer Public Cloud. Dies bedeutet, dass ein Server mehrere Mandanten, also Kunden, bedient. Diese können jedoch gegenseitig nicht auf die Daten des jeweils anderen zugreifen. Mit diesem System kann der Provider die Standardaufgaben mehrerer Kunden gleichzeitig steuern, bzw. erledigen. Typische Aufgaben sind hierfür z.B. das Installieren von Updates.

Die häufigsten Services, bei denen auf Managed IT zurückgegriffen wird, sind z.B. Netzwerksicherheit, genauer die Überwachung von Hardware und Firewalls per Fernwartung, oder die Unterstützung auf Abruf. Weitere wiederkehrende Aufgaben, wie bspw. die Erstellung von Online- Backups oder die Kontrolle von geschlossenen Netzwerken, bzw. VPN sind ebenfalls Dienstleistungen eines Managed Service Providers.

IT Outsourcing bei TenMedia

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen können von IT Outsourcing profitieren. Durch die Unterstützung von Fachpersonal haben sie die Möglichkeit sich vollständig auf ihr Hauptgeschäft zu konzentrieren.

Als Digitalagentur übernimmt TenMedia die technische Entwicklung unterschiedlichster Projekte im Bereich Software- und Datenbanken. Neben KMU, öffentlichen Einrichtungen und Start-ups arbeiten wir auch mit anderen Agenturen zusammen, welche sich bspw. auf Marketing oder Frontend spezialisiert haben und fungieren somit als IT Outsourcing Dienstleister.

Wir unterstützen Unternehmen bundesweit – sei es mit unterstützender Cloud Software, Webanwendungen, Intranetlösungen, Webdesigns oder der Datenbankentwicklung. Dabei entwickeln wir individuell nach den Ansprüchen und Vorlieben unserer Kunden.

Bei weiteren Fragen oder Anregungen steht unser Team gerne bereit. Wir freuen uns über ein Kennenlernen – entweder telefonisch, per E-Mail oder persönlich in unserem Office in Berlin Mitte.